Varhaiskasvatuksen järjestäminen

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
5.1.2021

1. Rekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166906-4)
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Varhaiskasvatuksen esimies ja varhaiskasvatuksen erityisopettaja
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 558 5290

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Varhaiskasvatuksen järjestämisen ja siihen liittyvien tukitoimien, varhaiskasvatussuunnitelmien, asiakasmaksujen sekä lasten läsnäolotietojen hallinnointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki (1503/2016)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

  • lasten tiedot: henkilötunnus, lapsen nimi, äidinkieli, uskonto/elämänkatsomus, syntymämaa, Suomeen muuttopäivä, hoitoajat, tarjottavat ateriat,erityisruokavalio, kiellot ja luvat,
  • huoltajien ja perheen tiedot: nimet, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, työ, suhde lapseen ja palkkatiedot
  • varahakijoiden nimi ja puhelinnumerot
  • lapsen ja työntekijän sijoituspaikka ja ryhmä ja suunniteltu paikalla-oloaika sekä suunnitellut poissaolot

Rekisterin tietosisältö on osittain salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018, § 40)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan huoltajilta hakemuksen jättämisen yhteydessä. Henkilötiedot päivitetään väestötietojärjestelmästä viikoittain. Huoltajien palkkatiedot haetaan luvanvaraisesti Tulorekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rantasalmen kunnan varhaiskasvatuksen esimies, hänen varahenkilönsä ja henkilöstö (annetun käyttäjäroolin mukaisesti), varhaiskasvatuksen toimistohenkilöstö sekä taloushallinnon työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet tiettyihin henkilötietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmäntoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Laskutusaineiston luovuttaminen kuukausittain taloushallintoon.
  • Kela:lle varhaiskasvatuksessa aloittaneiden ja lopettaneiden henkilötunnukset tarvittaessa.
  • Lasten ja huoltajien tiedot Opetushallituksen kansalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda).

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Varhaiskasvatuksessa käytetään Daisy varhaiskasvatusohjelmaa (DaisyNet ja DaisyFamily) sekä taloushallinnon järjestelmää.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia erilaisten käyttäjäroolien avulla, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.