Tilavuokraukset

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.4.2022

1. Rekisterin nimi

Tilavuokrausten hallinta

2. Rekisterinpitäjät

Kunnan tilat:
Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

Kiinteistö Oy Rantasalmen vuokatalot:
Kiinteistö Oy Rantasalmen vuokratalot (y-tunnus 1086513-9)
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

Kiinteistö Oy Rantasalmen teosllisuustilat:
Kiinteistö Oy Rantasalmen teosllisuustilat (y-tunnus 2869938-6)
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilöt

Kehittämispäällikkö (kunnan tilat)
p. 040 161 5033

Kiinteistöpäällikkö (osakeyhtiöt)
p. 050 476 5602

Toimistosihteeri (kaikki tilat)
p. 050 571 2510

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä käyttötarkoitus on kunnan ja yhtiöiden rakennusten, liiketilojen ja asuinhuoneistojen vuokrasopimusten hallinnointi ja laskutus.

Henkilötiedon käsittelyoikeus perustuu sopimukseen.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, tulotiedot, vuokrauksen kohde, vuokra-aika ja vuokra. Lisäksi rekisterit voivat sisältää myös asiamiehen henkilötietoja (nimi ja yhteystiedot).

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja tarvittaessa asiamiehiltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimusten mukaisten kumppanien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoja hallinnoidaan kunnnan palvelinympäristössä MS Excel -työkalulla ja eFina -järjestelmässä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojastaja ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.