Tilavuokraukset

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
5.1.2021

1. Rekisterin nimi

Tilavuokrausten hallinta

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilöt

Kehittämispäällikkö
p. 040 161 5033

Palvelusihteeri
p.044 417 5226

Toimistosihteeri
p. 040 161 5013

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä käyttötarkoitus on kunnan rakennusten, liiketilojen ja asuinhuoneistojen vuokrasopimusten hallinnointi ja laskutus.

Henkilötiedon käsittelyoikeus perustuu sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, osoite, vuokrauksen kohde, vuokra-aika ja vuokra.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rantasalmen kunnan työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet rekisterin henkilötietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti, tai niin kauan kun mahdollinen ulkopuolinen rahoittaja edellyttää.

Säilytysajan perusteena on:
Kuntaliiton suositukset
Mahdolliset rahoittajan ohjeet

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoja hallinnoidaan eFina -järjestelmässä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojastaja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.