Työllisyyspalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
8.1.2021

1. Rekisterin nimi

Työllisyyspalveluiden asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166906-4)
Kunnanhallitus
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Työllisyysohjaaja
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5044

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kunnan työllisyyttä edistävän toiminnan/palveluiden järjestäminen ja ylläpito (asiakaspalvelu, päätökset ja maksatus, toiminnan seuranta ja arviointi sekä tilastointi). Rekisteri pitää sisällään myös työllistymishankkeiden hallinnoinnin sekä Kelan työmarkkinatukilistauksen.

Rekisteritietoja käytetään myös toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on lakisääteinen tehtävän suorittaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)
Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (1369/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri muodostuu asiakastiedoista, asiakkaan ohjaus- ja neuvontatiedoista, palvelutarpeen arvioista, asiakaskertomuksista ja tilastointitiedoista sekä yhteistyöyritysten yritystiedoista.

Asiakastiedot: nimi, syntymäaika/sosiaaliturvatunnus, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, siviilisääty, ammatti, äidinkieli, kansalaisuus, perhetiedot, nimenmuutokset, työttömyyttä koskevat tiedot, osaaminen, koulutus- ja työhistoria, työtoimintaa koskevat tiedot (kuten läsnäolopäivät kuntouttavassa työtoiminnassa) sekä laskutustiedot.

Yritystiedot: yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja yhteyshenkilötiedot. Rekisteriin kirjataan yritystietona myös mahdolliset keskustelut esim. työkokeilusta, palkkatuesta, oppisopimuksesta tai
kunnan kesätyötuesta, onko yritykseen tehty yrityskäynti, onko yritys kutsuttu johonkin tilaisuuteen tai onko yrityksen toiveesta välitetty tietoa TE- palveluille sovituista asioista.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Asiakastiedot saadaan asiakkaalta, Kelalta, Sosterista ja TE-hallinnolta. Yritystiedot yrittäjiltä, yritysrekisteristä ja yritysten omilta verkkosivuilta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rantasalmen kunnan työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet työllisyyspalveluiden rekisteritietoihin.

Henkilötiedon käsittelijöinä ovat ostopalvelusopimusten mukaisten palveluntuottajien työntekijät, joilla on työtehtäviin liittyvä oikeus käsitellä asiakastietoja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen

  • henkilölle itselleen
  • lähettävälle taholle
  • toiminnan järjestäjille
  • julkisrahoitteisten projektien rahoittajille tai muille vastaaville julkishallinnon edustajille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Työllisyyspalveluiden asiakasrekisterinä käytetään aluehallintoviraston ylläpitämää PAR-järjestelmäkokonaisuutta.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia työtehtävien mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työllisyyspalveluiden  työtehtävien mukainen oikeutus rekisteritiedon käsittelyyn.