Henkilötiedon käsittely ja tietosuoja

Etsivä nuorisotyö

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Etsivä nuorisotyö

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Etsivä nuorisotyöntekijä
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5037

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kunnan Etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin.

Etsivässä nuorisotyössä pyritään tavoittamaan tuen tarpeessa oleva nuori ja ohjaamaan hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille.

Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Nuorisolaki (1285/2016, §10-12)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää

  • Perustiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika
  • Tilannetiedot: koulutus, pääasiallinen toiminta, toimeentulo ja asumismuoto
  • Asiakkuustiedot: mitä kautta saapunut, aloituspäivä, asiakkuuden päättymispäivä, toimenpiteet asiakkuuden aikana, sijoittuminen jakson aikana ja sen jälkeen
  • Toimenpidetiedot (etsivät) / toimintamenetelmä- ja palvelutiedot: aloitus- ja päättymispäivä, asiakkuuden status

Lisäksi rekisteriin voidaan kerätä asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset muut tiedot, kuten

  • sähköpostiosoite, puhelinnumero, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka
  • koulutus, työkokemus, erityisosaaminen, vahvuudet, tavoite, terveys, perhe ja muut taustatiedot
  • muistiotietoja: asiakkaan hyväksymät muut asiakkuuteen vaikuttavat asiat.
  • liitteet: asiakkuuteen liittyvät dokumentit

Rekisterin tietosisältö on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • asiakas itse
  • alaikäisten osalta huoltajat
  • asiakkaan suostumuksella sosiaalihuollon viranomaiset
  • Nuorisolain 11 §:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt

8. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai hänen huoltajansa suostumuksella. Nuori voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen.

Kerättävä anonyymi tilastollinen materiaali toimitetaan valtakunnalliseen tietopankkiin (PARkki) toiminnan rahoittajan seurantaa, visualisointia, ja hallinnollisen päätöksenteon tueksi ja median käyttöön.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja jos se toiminnan kannalta (uusiutuva asiakkuus, seuranta) on välttämätöntä, enintään kaksi vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteriin liittyvä järjestelmä: PAR -järjestelmä, joka on työpajoille ja etsivään nuorisotyöhön räätälöity Excel-pohjainen asiakas-ja tilastointijärjestelmä (toimittaja: Länsi-ja Sisä-Suomen Aluehallintovirasto).

PAR-järjestelmät on rakennettu valtionavun seurantaa helpottavaksi järjestelmäksi, josta raportoidaan kolmesti vuodessa organisaatiotiedot sekä tilastolliset asiakastiedot valtakunnalliseen PARkki-tietokantaan.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.