Kykyviisari -arviointityökalun asiakastiedot

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
8.1.2021

1. Rekisterin nimi

Kykyviisari -arviointityökalun asiakastiedot

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Työllisyysohjaaja
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5044

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kykyviisari-palvelu on Työterveyslaitoksen ylläpitämä verkkopalvelu, jonka kunnan työllisyyspalvelut tarjoavat asiakkaidensa/kuntalaisten käyttöön arvioidessaan heidän työ- ja toimintakykyä sekä osallisuutta. Asiakas täyttää kyselyt verkkopalvelussa ja kunnan työllisyyspalveluiden henkilöstö voi myös tarkastella kyselyiden vastauksia ja laatia niistä raportteja.

Työterveyslaitos raportoi Kykyviisari-tuloksista kansallisissa ja kansainvälisissä tieteellisissä sekä yleistajuisissa julkaisuissa sekä julkaisee tuloksista työelämää ja suomalaista yhteiskuntaa koskevaa tilastotietoa avoimesti saataville. Ennen julkaisua tai jakamista tiedot  muutetaan tunnistamattomaan muotoon siten, että niistä ei voida tunnistaa yksittäistä henkilöä tai organisaatiota edes välillisesti.

Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)
Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (1369/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakkaan henkilönumeron (ei henkilötunnus), tarvittaessa hankkeen nimen ja numeron sekä organisaation nimitiedot.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan Kykyviisarit-kyselyyn vastanneelta asiakkaalta itseltään.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rantasalmen kunnan työllisyyspalveluiden työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.

Käsittelijänä toimii myös verkkopalvelun tuottajana toimiva Työterveyslaitos, joka ei voi kuitenkaan yhdistää Kykyviisari-vastauksia Kykyviisari-kyselyyn vastanneeseen henkilöön eikä Työterveyslaitos saa haltuunsa vahvasti tunnisteisia vastaajien henkilötietoja. Vain kunnan työllisyyspalvelut voi yhdistää palvelussa olevan vastaajan henkilönumeron yksittäiseen henkilöön.

9. Henkilötietojen luovutukset

Rekisterin henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Työterveyslaitoksen ja kunnan tekemän ylläpitosopimuksen päätyttyä Työterveyslaitos hävittää palvelussa olevan vastaajan tunnisteen, jonka jälkeen henkilöä ei voida yhdistää hänen vastauksiinsa.

Työterveyslaitos säilyttää keräämänsä tiedot ja käyttää niitä edelleen lakisääteisessä toiminnassaan niin, ettei yksittäistä henkilöä voida edes välillisesti tunnistaa. Työterveyslaitos voi tätä tunnisteetonta tietoa harkintansa mukaan jakaa myös kolmansille osapuolille esimerkiksi tieteellistä tutkimusta varten.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteritietoa ylläpidetään Työterveyslaitoksen tarjoamassa Kykyviisarit-verkkopalvelussa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä
suojaustoimia. Rekisterinpitäjän ja verkkopalvelun ylläpitäjän kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Työterveyslaitos hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Tietosisältö pääasiassa sähköistä ja mahdolliset manuiaaliset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.