Taloushallinnon palvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
29.12.2020

1. Rekisterin nimi

Taloushallinnon palvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisessa taloushallinnon palveluntuotannossa (Kuntalaskenta Oy), jossa Rantasalmen kunta toimii
EU- tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Toimistosihteeri
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 161 5003

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on Rantasalmen kunnan ostolaskujen, menotositteiden mukaisten maksujen sekä palkkojen maksuliikenteen hoitaminen, kassatilitykset, myyntisaatavien laskuttaminen, tilitapahtumien kirjanpito ja raportointi.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekä sellaisen sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osapuolena.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki kirjapitolain muuttumisesta (1620/2015)
Kirjanpitolautakunnan suositukset ja organisaation sisäinen ohjeistus.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Asiakkaan / toimittajan nimi, osoitetiedot, henkilö- ja y-tunnus, pankkitilit sekä laskujen summat
  • Järjestelmien käyttäjätiedot
  • Toimintojen käsittelijätiedot
  • Vastuuhenkilö käyttöomaisuudessa

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimialoilla käsitellyistä maksu- ja laskutusmääräysilmoituksista (alkuperäisenä tietolähteenä sopimukset/asiakkaat/toimittajat), ennakkoperintärekisteristä,
väestörekisteristä sekä muista sisäisistä järjestelmistä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rantasalmen kunnan työntekijät ja tilintarkastaja, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin. Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukainen henkilöstöhallinnon palveluntuottaja (Kuntalaskenta Oy) sekä tarjoajan tietojärjestelmätoimittaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan viranomaisille, pankeille, verkkolaskuoperaattorille ja tilastokeskukselle.

Muuten henkilötietoja luovutetaan salassapitosäännökset huomioiden yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena vain rekisteröidyn suostumukselle tai lain säännösten perusteella.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään rekisterinpitäjän arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
Kirjanpitolaki

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietosisältöä käsitellään palveluntarjoajan ylläpitämissä tietojärjestelmissä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä
suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja palveluntuottajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Palveluntuottaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen
säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.