Vaalitoiminta

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.2.2022

1. Rekisterin nimi

Rantasalmen kunnan vaalien vaalihenkilöstö ja kotiäänestys

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Eliel Saarisen tie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintosihteeri
p. 040 017  538

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavamikkeli.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on luottamushenkilöiden ja vaalitoimitsijoiden henkilötietojen ylläpito vaalien järjestämistä ja toteuttamista varten.

Rekisterissä käsitellään myös koti- ja laitosäänestykseen osallistuvien asiakkaiden henkilötietoja äänestyksen järjestämiseksi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Suomen perustuslaki (731/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Vaalilaki (714/1998)
Oikeusministeriön vaaliohjeet

6. Rekisterin tietosisältö

• Vaalityöhön osallistuvat: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä luottamushenkilöistä tieto siitä minkä poliittisen ryhmän paikalla henkilö toimii vaalitoimikunnassa tai -lautakunnassa
• Kotiäänestykseen osallistuvat: nimi, osoite, henkilötunnus, sähköpostiosoite (jos on), puhelinnumero sekä mahdollisesti tarvittavia tietoja kotiäänestyksen järjestämiseksi. Lisäksi mahdollisen omaishoitajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen kotiäänestysilmoittautumisen tekijän nimi ja puhelinnumero.

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Luottamushenkilöiden henkilötiedot saadaan kultakin poliittiselta ryhmältä, joka esittää kyseistä henkilöä luottamustoimeen vaalitoimikuntaan tai -lautakuntaan ja osallistuvilta itseltään.
• Vaalitoimitsijoiden henkilötiedot saadaan vaalien järjestämiseen osallistuvilta itseltään.
• Kotiäänestykseen osallistuvien henkilötiedot saadaan ilmoittautuneelta tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Vaalitoimikunnan nimeämät vaalitoimitsijat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Vaalilautakuntien ja toimikuntien jäsenten yhteystietoja voidaan luovuttaa kunkin lautakunnan ja toimikunnan puheenjohtajistolle vaalitoimituksen järjestämistä varten.
• Kotiäänestyslomake henkilötietoineen luovutetaan vaalitoimikunnan nimeämille vaalitoimitsijoille (2 nimettyä), jotka vastaavat kotiäänestyksen käytännön järjestelyistä. Vaalitoimitsija toimittaa täydennetyn lomakkeen keskusvaalilautakunnalle, kun kotiäänestys on suoritettu.
• Muuten tietoja ei luovuteta.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Vaalien järjestämiseen osallistuvien henkilöiden henkilötiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin asti, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Kotiäänestykseen ilmoittautuneiden yhteystiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin, jonka avulla heitä informoidaan kotiäänestysmahdollisuudesta.

Säilytysaikaa ohjaa:
Oikeusministeriön vaaliohjeet
Rantasalmen kunnan sisäinen ohjeistus

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilötietoja ylläpidetään MS Office-ratkaisujen avulla (Word/Excel)

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.