Vammaispalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
30.12.2020

1. Rekisterin nimi

Vammaispalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166906-4)
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

Asiakasrekisteriin sisältyvät kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisissa sosiaalipäivystyksessä ja viranomaistoiminnassa (Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Sosteri) ja palveluntuotannossa (Suomen terveystalo Oy:ssa), joissa molemmissa Rantasalmen kunta toimii EU-tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintosihteeri
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 017 2538

4. Yhteyshenkilöt rekisterin käsittelyasioissa

Vammaispalvelupäällikkö (Sosteri/ sosiaalipäivystys, viranomaispalvelut)
p. 044 417 4101

Sosiaaliohjaaja (Suomen terveystalo / palvelutuotanto)
p. 040 672 8612

5. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on sosiaalihuollon vammaispalveluiden asiakastietojen ja palveluprosessien hallinnointi. Vammaispalveluissa annettavilla sosiaalipalveluilla edistetään vammaisten henkilöiden osallisuutta ja yhdenvertaisuutta yhteiskunnassa sekä ehkäistään ja poistetaan vammaisuudesta johtuvia esteitä.

Vammaispalveluja ovat esimerkiksi henkilökohtainen apu, sopeutumisvalmennus, palveluasuminen, työtoiminta, laitospalvelu ja päivätoiminta.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Sosiaalihuoltolaki (301/2014)
Vammaispalvelulaki (380/1987)

7. Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustiedot (henkilö-ja yhteystiedot) sekä palveluprosessien hallinnointia koskevat tiedot, kuten etuus- ja tukihakemukset, asian vireilletulokäsittely, palvelutarpeen arviointi, asiakkuuden suunnittelu, päätökset, palveluiden järjestäminen ja palvelun toteutus.

Järjestelmät tuottavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Lainsäädäntö määrittelee sosiaalihuollon asiakastiedot arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi.

Salassapidon peruste:
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999,§ 24)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

8. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet:

  • asiakas ja/tai hänen laillinen edustajansa
  • asiakkaan taihänen laillisen edustajansasuostumuksella muut sosiaalihuollon rekisteripitäjät
  • väestörekisteri, verohallinto
  • Sosiaalihuollon asiakkaanasemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:n perusteella viranomaiset ja muut julkisoikeudellisetyksiköt, laitokset ja yhteisötsekäyksityiset ammattihenkilöt
  • Kansaeläkelaitoksen kuntien sosiaalitoimen tietojärjestelmä (KELMU)

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötiedon käsittelijöinä ovat kunnan viranomaiset sekä ulkoistettujen palveluntuottajien (Terveystalo, Sosteri) sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset ja opiskelijat, joilla on asiakassuhteeseen tai työtehtäviin liittyvä oikeus käsitellä vammaispalveluidentietoja.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaiset it-palveluiden ja tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

10. Henkilötietojen luovutukset

Lainsäädäntö määrittelee sosiaalihuollon asiakastiedot arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi.

Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesti.

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.

Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan mm. valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu ja tilastotarkoituksia varten.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina-ja mielipidetutkimuksiin.

11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen säilytysaika

Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty laissa sosiaalihuollon asiakirjoista (254/2015).

Muut kuin sen liitteessä mainitut asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin Kansallisarkisto määrää.

Säilytysajan perusteena on:
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009) Kansallisarkiston määräykset

13. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asiakasrekisterinä on ProConsona -tietojärjestelmä.

Rekisterinsuojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän, it-palveluiden tuottajien ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Toimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.