Työikäisten sosiaalipalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
30.12.2020

1. Rekisterin nimi

Työikäisten sosiaalipalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166906-4)
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

Asiakasrekisteriin sisältyvät kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisissa sosiaalipäivystyksessä ja viranomaistoiminnassa (Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Sosteri) ja palveluntuotannossa (Suomen terveystalo Oy:ssa), joissa molemmissa Rantasalmen kunta toimii EU-tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintosihteeri
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 017 2538

4. Yhteyshenkilöt rekisterin käsittelyasioissa

Johtava sosiaalityöntekijä (Sosteri /sosiaalipäivystys, viranomaispalvelut)
p. 044 417 4132

5. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on työikäistenpalvelut -tehtäväluokituksen mukaisten sosiaalipalvelujen asiakastietojen ja palveluprosessien hallinnointi. Työikäisten sosiaalipalveluissa tuetaan työikäisiä asiakkaita elämänhallintaan, työhön, toimeentuloon tai opiskeluun liittyvissä asioissa sekä pyritään vähentämään eriarvoisuutta.

Työikäisten palveluissa annettavia sosiaalipalveluja ovat esimerkiksi sosiaaliohjaus, sosiaalityö, sosiaalipäivystys, sosiaalinen kuntoutus, kuntouttava työtoiminta, asiakkaan raha-asioiden hoitaminen ja sosiaalinen kuntoutus.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Sosiaalihuoltolaki (301/2014)
Laki toimeentulotuesta (1412/1997)
Laki sosiaalisesta luototuksesta (1133/2002)
Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)

7. Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustiedot (henkilö- ja yhteystiedot) sekä palveluprosessien hallinnointia koskevat tiedot, kuten hakemukset, asian vireilletulokäsittely, palvelutarpeen arviointi, asiakkuuden suunnittelu (mm. asiakas-/aktivointisuunnitelma), päätökset (mm. palvelupäätös, asiakasmaksupäätös), lausunnot, palveluiden järjestäminen ja palvelun toteutus.

Järjestelmät tuottavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Lainsäädäntö määrittelee sosiaalihuollon asiakastiedot arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi.

Salassapidon peruste:
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999,§ 24)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

8. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet:

  • asiakas ja/tai hänen laillinen edustajansa
  • väestörekisteri, verohallinto
  • valtion ja kunnan viranomainen sekä muu julkisoikeudellinen yhteisö, kansaneläkelaitos, eläketurvakeskus, eläkesäätiö ja muu eläkelaitos, vakuutuslaitos, koulutuksen järjestäjä, sosi-aalipalvelun tuottaja, terveyden- ja sairaudenhoitotoimintaa harjoittava yhteisö tai toimintayksikkö

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötiedon käsittelijöinä ovat kunnan viranomaiset sekä ulkoistettujen palveluntuottajien (Terveystalo, Sosteri) sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset ja opiskelijat, joilla on asiakassuhteeseen tai työtehtäviin liittyvä oikeus käsitellä työikäisten palveluiden tietoja.

Käsittelijänä toimii myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

10. Henkilötietojen luovutukset

Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesti.

Asiakkaan edun taikka erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi, voidaan antaa tietoja asiakkaan suostumuksesta riippumatta tuomioistuimelle tai muulle viranomaiselle asiassa, jossa sosiaalihuollon viranomaiselle on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus. Tietoja voidaan antaa myös sosiaalietuuksia käsittelevälle viranomaiselle tai laitokselle etuutta koskevan väärinkäytöksen selvittämiseksi. Lisäksi voidaan antaa tietoja asiakkaan suostumuksesta riippumatta poliisille, syyttäjäviranomaiselle ja tuomioistuimelle rikosasioissa ja rikosepäilyissä.

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.

Maksatustietoja siirretään maksatusten yhteydessä päivittäin pankkijärjestelmään.

Lisäksi tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu-ja tilastotarkoituksia varten (mm. Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle).

Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan mm. valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnitteluja tilastotarkoituksia varten.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina-ja mielipidetutkimuksiin.

11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen säilytysaika

Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty laissa sosiaalihuollon asiakirjoista (254/2015).

Muut kuin sen liitteessä mainitut asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin Kansallisarkisto määrää.

Säilytysajan perusteena on:
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009) Kansallisarkiston määräykset

13. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asiakasrekisterinä on ProConsona -tietojärjestelmä. Asikastietoja käsitellään myös Työvoiman palvelukeskuksen TYP-järjestelmässä ja Kelan Soky-tietojärjestelmässä (Kelmu).

Rekisterinsuojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän, it-palveluiden tuottajien ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Toimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.