Perheoikeudelliset palvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
30.12.2020

1. Rekisterin nimi

Perheoikeudelliset palvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166906-4)
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

Asiakasrekisteriin sisältyvät kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisessa palvelutuotannossa (viranomaistoiminta /Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Sosteri), jossa Rantasalmen kunta toimii EU-tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintosihteeri
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 017 2538

4. Yhteyshenkilöt rekisterin käsittelyasioissa

Johtava sosiaalityöntekijä (Sosteri /sosiaalipäivystys, viranomaispalvelut)
p. 044 417 4132

5. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on sosiaalihuollon perheoikeudellisten palvelujen asiakastietojen ja palveluprosessien hallinnointi.

Lapsiperheiden palveluissa annettavia sosiaalipalveluja ovat esimerkiksi perheasioiden selvittely, lapsen elatusavun turvaaminen, puolison elatusavun turvaaminen, lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen, tapaamisten valvonta, äitiyden ja isyyden selvittely sekä adoptioneuvonta.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
Adoptiolaki (22/2012)
Isyyslaki (11/2015)
Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983) muutoksia v.2019
Huolto- ja tapaamisriitojen tuomioistuinsovittelu (315/2014)
Laki lapsen elatuksesta (704/1975)
Elatustukilaki (580/2008)
Äitiyslaki (253/2018)

7. Rekisterin tietosisältö

Henkilön ja perheen perustiedot (henkilö- ja yhteystiedot) sekä palveluprosessien hallinnointia koskevat tiedot, kuten asian vireilletulokäsittely, selvitykset ja sopimukset sekä virka-apupyynnöt, kirjeet sekä olosuh-deselvitykseen liittyvät asiakirjat.

Keskeiset tietoryhmät:

Elatusapu: henkilötietojen lisäksi ajanvaraustiedot, yhteiset perhettä ja muita asianosaisia koskevat tiedot, elatussopimukset ja tuomioistuimen päätökset, joita on muutettu elatussopimuksella, lastenvalvojan tekemät elatusta koskevat sopimukset ja siihen liittyvät laskelmat, sekä tuomioistuimen lapsen elatusavun vahvistamispäätökset.

Lapsen huolto-ja tapaamisoikeus: henkilötietojen lisäksi käsitellään ajanvaraustietoja, perhettä koskevia tietoja ja muistiinpanoja, sopimuksia lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta, lastenvalvojan päätöksiä huolto- ja tapaamissopimuksen vahvistamisesta, tuomioistuimelle annettavia selvityksiä, tuomioistuimen päätöksiä, suostumuksia yhteydenpitoon ja sovittuihin käytäntöihin ja sääntöihin, ja kirjauksia toteutuneista tai peruuntuneista tapaamisista ja mahdollisista puhelinkeskusteluista sekä muiden henkilöiden tapaamisista.

Isyyden ja äitiyden selvittäminen: henkilötietojen lisäksi isyyden ja äitiyden selvittämistä koskevia asiakirjoja, lastenvalvojan päätöksiä isyyden selvittämisen keskeyttämisestä ja Digi-ja väestötietoviraston sekä tuomioistuimen isyyden vahvistamispäätöksiä, ajanvaraustietoja, perhettä ja muita asianosaisia koskevia tietoja sekä lausuntoja oikeusgeneettisestä isyystutkimuksesta ja virka-apupyyntöjä.

Adoptio: henkilö-ja perhetiedot, tietopyynnöt eri viranomaisista, lausunto olosuhteista, maksusitoumuspäätökset ostopalvelun tuottajalle.

Tuomioistuimelle annettavat palvelut: lapsen ja vanhempien nimet, henkilötunnukset, osoitetiedot, tuomioistuinten selvityspyynnöt, lausunto ja tietopyynnöt eri viranomaisilta, tuomioistuimelle tehtävät lapsen huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevat selvitykset, sovittelukertomus tuomioistuimelle sekä hakemukset edunvalvojan sijaisen määräämiseksi.

Järjestelmät tuottavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Lainsäädäntö määrittelee sosiaalihuollon asiakastiedot arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi.

Salassapidon peruste:
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999,§ 24)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

8. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet:

  • asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tiedot
  • Digi-ja väestöviraston tiedot alueen väestöstä
  • asiakkaan suostumuksella / lain perusteella saadut tiedot eri viranomaisilta

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötiedon käsittelijöinä ovat sopimuksenmukainen palveluntuottaja (Sosteri) ja opiskelijat, joilla on asiakassuhteeseen tai työtehtäviin liittyvä oikeus käsitellä perheoikeudellisten palveluiden tietoja.

Käsittelijänä toimii myös sopimuksen mukainen tietojärjestelmätoimittaja.

10. Henkilötietojen luovutukset

Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesti.

  • Isyyden ja äitiyden vahvistamiseen liittyvät tiedot ja asiakirjat toimitetaan maistraattiin isyyden ja äitiyden vahvistamista varten.
  • Lapsen huoltoa koskevan sopimuksen vahvistamispäätös toimitetaan Digi-ja väestötietovirastolle sähköisesti.
  • Henkilö-, tulo- ja varallisuus-, isyys ja äitiys sekä sopimustietoja annetaan virka-apupyyntöjen liitteenä eri viranomaisille, joiden tehtäviin vastaavien asioiden hoitaminen kuuluu.
  • Selvitykset ja eri viranomaisten antamat lausunnot sekä sovittelukertomukset tuomioistuimelle.

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan mm. valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnitteluja tilastotarkoituksia varten.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina-ja mielipidetutkimuksiin.

11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen säilytysaika

Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty laissa sosiaalihuollon asiakirjoista (254/2015).

Muut kuin sen liitteessä mainitut asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin Kansallisarkisto määrää.

Säilytysajan perusteena on:
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009) Kansallisarkistonmääräykset

13. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asiakasrekisterinä on ProConsona (lastenvalvojaversio).

Rekisterinsuojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän, it-palveluiden tuottajienja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Toimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.