Lastensuojelu

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
5.1.2021

1. Rekisterin nimi

Lastensuojelu

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166906-4)
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

Asiakasrekisteriin sisältyvät kaikki tiedot, jotka syntyvät rekisterinpitäjän sopimuspohjaisessa sosiaalipäivystyksessä ja viranomaistoiminnassa (Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Sosteri) joissa kummassakin Rantasalmen kunta toimii EU-tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta.

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintosihteeri
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 017 2538

4. Yhteyshenkilöt rekisterin käsittelyasioissa

Johtava sosiaalityöntekijä (Sosteri /sosiaalipäivystys, viranomaispalvelut)
p. 044 417 4132

5. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on lastensuojelu -tehtäväluokituksen mukaisten sosiaalipalvelujen asiakastietojen ja palveluprosessien hallinnointi. Lastensuojelun palveluilla turvataan erityistä suojelua tarvitsevien lasten ja nuorten oikeus turvalliseen kasvuympäristöön sekä tasapainoiseen ja monipuoliseen kehitykseen.

Lastensuojelun sosiaalipalveluita ovat esimerkiksi sosiaalipäivystys, sosiaaliohjaus, sosiaalityö, perhetyö, tukiperhe ja -henkilö sekä muut avohuollon tukitoimet, perhehoito, perhekuntoutus, ammatillinen perhehoito, tehostettu perhetyö ja laitoshoito

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
Lastensuojelulaki (417/2007)

7. Rekisterin tietosisältö

Lastensuojelun henkilörekisteri muodostuu kahdesta osarekisteristä:

Lastensuojeluilmoitusten rekisteri on lastensuojelun tarpeen selvittämiseksi tehtyjen ilmoitustenrekisteri, jota pidetään erillään lastensuojelun asiakasrekisteristä. Lastensuojeluilmoitusten rekisteriin jätetään nekin tiedot, joiden perusteella ei lopulta päädytä lastensuojelutarpeen selvitykseen tai muihin lastensuojelutoimenpiteisiin. Lastensuojeluilmoitusten rekisteristä siirretään lasta tai ilmoituksessa ilmoitettua muuta henkilöä koskevia tietoja lastensuojelun asiakasrekisteriin, jos ilmoitus johtaa tai liittyy lastensuojelun asiakkuuteen.

Lastensuojelun asiakasrekisterissä käsitellään lastensuojelun asiakkaiden tietoja. Lastensuojelulain 27 § mukaisesti asiakkuus alkaa.kun asian vireille tulon johdosta ryhdytään lastensuojelutoimiin.

Lastensuojelun asiakasrekisteriin kirjataan,mm.

  • lapsen perustiedot (henkilö-, perhe-ja yhteystiedot)
  • asiakkaaksi tuloprosessin ilmoitukset ja asiakassuunnitelmat
  • avohuollon tukitoimien myöntäminen
  • kiireellisten sijoitusten tekeminen
  • huostaanottoprosessiin liittyvät tiedot ja asiakirjat
  • jälkihuollon palveluiden ja tukitoimien myöntäminen
  • lastensuojelulain mukaiset ratkaisut, päätökset ja hakemukset hallinto-oikeuteen.

Järjestelmä tuottaa em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Lainsäädäntö määrittelee sosiaalihuollon asiakastiedot arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi.

Salassapidon peruste:
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999,§ 24)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

8. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet:

  • asiakas itse
  • lapsen huoltajat
  • asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät
  • väestörekisteri, verohallinto
  • Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:n perusteella viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt
  • Kansaeläkelaitoksen kuntien sosiaalitoimen tietojärjestelmä (KELMU), jonka käyttö perustuu Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21§:än
  • Digi-ja väestötietoviraston tiedot asiakkaasta ja hänen perhekokoonpanostaan saadaan väestötietojärjestelmästä teknisellä käyttöyhteydellä. Viranomaisen oikeus tietoihin perustuu Lakiin väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009).
  • Verotusta koskevat tiedot saadaan verohallinnolta teknisen käyttöyhteyden avulla. Oikeus tietoihin on Lain sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21§ perusteella.
  • Vuoden 2020 alusta tuloja koskevia tietoja on mahdollista saada Tulotietojärjestelmästä annetun lain (53/2018) 13 §:n perusteella valtakunnallisesta tulotietojärjestelmästä.

Sosiaalihuollon asiakaslain (812/2000) mukaisesti tiedot kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan. Lastensuojelussa korostuu pyrkimys yhteistoimintaan asiakasperheen kanssa, joten ensisijaisesti asiakas tai asiakas-perhe toimittaa itse selvitykset ja asiakirjat, jotka ovat tarpeen lastensuojelun tarvetta selvitettäessä ja lastensuojelua toteutettaessa sekä muussa lastensuojelun käsittely- ja ratkaisutoiminnassa.

Asiakkaan tai tämän laillisen edustajan suostumuksella tietoja voidaan hankkia myös muilta tahoilta. Jos tiedot ovat välttämättömiä asiakkaan palvelutarpeen selvittämiseksi, sosiaalipalvelun järjestämiseksi tai palvelun toimeenpanemiseksi, voi sosiaaliviranomainen hankki tietoja laissa asetetun säädöksen perusteella ilman asiakkaan suostumusta. Silloin kun sosiaaliviranomainen voi hankkia ja tarkistaa asiakasta koskevia tietoja sosiaalihuollon lainsäädännön perusteella myös muualta kuin asiakkaalta itseltään, informoidaan asiakasta tästä. Asiakkaalle varataan tilaisuus tutustua muualta hankittuihin tietoihin samoin kuin tilaisuus antaa asiassa tarpeellista selvitystä.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötiedon käsittelijöinä ovat sopimuksenmukainen palveluntuottaja Sosterin sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset ja opiskelijat, joilla on asiakassuhteeseen tai työtehtäviin liittyvä oikeus käsitellä lastensuojeluntietoja.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaiset it-palveluiden ja tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

10. Henkilötietojen luovutukset

Lainsäädäntö määrittelee lastensuojelun rekisterin tiedot salassa pidettäviksi.

Tietoja voidaan luovuttaa vain lapsen, tämän huoltajan tai muun laillisen edustajan nimenomaisella suostumuksella tai lain perusteella.

Lapsen hoidon ja huollon turvaamiseksi tietoja voidaan luovuttaa ilman suostumusta tai kiellosta huolimatta sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) 17 § mukaisissa tilanteissa.

Säännönmukaisesti tietoja lastensuojelurekisteristä luovutetaan valtakunnalliseen lastensuojelurekisteriin. Siihen luovutetaan vuosittain tiedot kodin ulkopuolelle sijoitetuista lapsista ja nuorista sekä avohuollon asiakkaista. Luovutus on lakisääteinen velvoite ja perustuu lakiin sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta (409/2001).

Jos lapsi on sijoitettu jonkin muun kunnan alueelle, luovutetaan sijoituskunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle lapsen palvelujen ja tukitoimien järjestämiseksi tarvittavat tiedot sekä tarvittavat tiedot sijaishuoltopaikan valvonnan toteuttamiseksi. Tietojen luovutus on lakisääteinen velvoite ja perustuu Lastensuojelulain (417/2007) 78 §:än. Tietoja voidaan luovuttaa myös palveluntuottajalle, joka tuottaa sopimuksen perusteella kunnan sosiaalihuollon tässä henkilötietojen käsittelyssä tarkoitettuja palveluja

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen säilytysaika

Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty laissa sosiaalihuollon asiakirjoista (254/2015).

Muut kuin sen liitteessä mainitut asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin Kansallisarkisto määrää.

Säilytysajan perusteena on:
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009) Kansallisarkistonmääräykset

13. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asiakasrekistereinä on ProConsona -tietojärjestelmä.

Rekisterinsuojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän, it-palveluiden tuottajienja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Toimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.