Koulukuraattorin palvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
30.12.2020

1. Rekisterin nimi

Koulukuraattorin asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166507-1)
Kunnanhallitus
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Koulukuraattori
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 558 5288

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yksilökohtaisen opiskeluhuollon kuraattoripalvelujen järjestäminen ja asiakassuhteen hoitaminen Rantasalmen kunnan sivistystoimessa.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas-ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

6. Rekisterin tietosisältö

Koululaisen tiedot: etu-ja sukunimi, syntymäaika, kotiosoite, koulu, luokka-aste, kyselylomakkeet sekä kirjaukset koulupalavereista, puheluista, Wilma-viesteistä, suullisista tukikeskusteluista ja verkostoyhteistyöstä sekä tukitoimista.

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Oppilas-ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

7. Henkilötietojen tietolähteet

• oppilas/opiskelija itse tukikeskustelujen yhteydessä
• huoltajat, opettajat, muu henkilökunta sekä muu yhteistyöverkosto (sosiaalitoimi, mielenterveys- ja päihdepalvelut, nuorisotoimi, poliisi, yms.)
• kuraattorin omat havainnot
• terveydenhuollon henkilöstö oppilaan/huoltajan luvalla
• MultiPrimus –oppilashallintorekisteri
• Wilma

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rantasalmen kunnan työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksenmukaisen tietojärjestelmätoimittan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Oikeus luovuttaa tietoja perustuu oppilaan/huoltajan nimenomaiseen suostumukseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kunnan opetustoimen sisällä/oppilaitoksen sisällä edellyttäen, että tiedot ovat välttämättömiä opetuksen tai opiskeluhuollon tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina-ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asiakirjojen säilytys vähintään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta kuolemasta.

Säilytysajan perusteena on:
Laki sosiaalihuollon asiakirjoista (254/2015)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asiakasrekisterinä on ProConsona-tietojärjestelmä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia työtehtävien mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.