Iäkkäiden sosiaalipalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
30.12.2020

1. Rekisterin nimi

Iäkkäiden sosiaalipalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Rantasalmen kunta (y-tunnus 0166906-4)
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintosihteeri
Poikkitie 2, 58900 Rantasalmi
p. 040 017 2538

4. Yhteyshenkilöt rekisterin käsittelyasioissa

Toimipaikan päällikkö (Terveystalo / palvelutuotanto)
p. 040 720 0622

Johtava sosiaalityöntekijä (Sosteri / sosiaalipäivystys, viranomaispalvelut)
p. 044 417 4132

5. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Rantasalmen kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 417 4040

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on iäkkäiden palvelut -tehtäväluokituksen mukaisten sosiaalipalvelujen asiakastietojen ja palveluprosessien hallinnointi. Iäkkäiden palveluissa annettavia sosiaalipalveluja ovat esimerkiksi kotipalvelu, kotihoito, palveluasuminen, omaishoidon tuki, sosiaali/palveluohjaus, ja muut sosiaalihuoltolain mukaiset tukipalvelut (esim. kuljetuspalvelu, turvapuhelin, pyykkipalvelu, kauppapalvelu), toimeentulotuki ja sosiaalipäivystys.

Rekisteriä käytetään myös iäkkäiden sosiaalipalvelujen laadunvalvontaan, suunnitteluun, kehittämiseen ja tutkimustoimintaan.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (2012/980)
Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
Laki omaishoidon tuesta (937/2005)
Laki toimeentulotuesta (1412/1997)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (992/734)

7. Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustiedot (henkilö- ja yhteystiedot) sekä palveluprosessien hallinnointia koskevat tiedot, kuten asian vireilletulokäsittely, palvelutarpeen arviointi, asiakkuuden suunnittelu, palveluiden järjestäminen ja palvelun toteutus.

Järjestelmät tuottavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Lainsäädäntö määrittelee sosiaalihuollon asiakastiedot arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi.

Salassapidon peruste:
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999,§ 24)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

8. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet:

  • asiakas ja/tai hänen laillinen edustajansa
  • asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella muut sosiaalihuollon rekisterinpitäjät
  • väestörekisteri, verohallinto
  • Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20§:n perusteella viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt
  • Kansaeläkelaitoksen kuntien sosiaalitoimen tietojärjestelmä (KELMU)

9. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötiedon käsittelijöinä toimivat kunnan viranomaiset sekä ulkoistettujen palveluntuottajien (Terveystalo, Sosteri) sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset ja opiskelijat, joilla on asiakassuhteeseen tai työtehtäviin liittyvä oikeus käsitellä iäkkäiden palveluiden tietoja.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaiset it-palveluiden ja tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

10. Henkilötietojen luovutukset

Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella edustajan toimivallan mukaisesti.

Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.

Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan mm. valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnitteluja tilastotarkoituksia varten.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen säilytysaika

Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty laissa sosiaalihuollon asiakirjoista (254/2015).

Muut kuin sen liitteessä mainitut asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin Kansallisarkisto määrää.

Säilytysajan perusteena on:
Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009) Kansallisarkistonmääräykset

13. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asiakasrekistereinä on ProConsona– ja Effica -tietojärjestelmät.

Rekisterinsuojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän, it-palveluiden tuottajien ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Toimittajat hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.